1. Verantwortlicher

FB Ketten GmbH
Matthias Berls

Stakelbrauk 11
59889 Eslohe
Deutschland

Telefon: +49 2973 97914-0
E-Mail: info@fb-ketten.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit der DSGVO sowie den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.
 

3. Beschreibung der Software

Die FB-Ketten App ist das zentrale mobile Werkzeug für unsere Mitarbeiter im Service, Außen- und Innendienst. Sie dient der Digitalisierung, Optimierung und Vereinfachung interner Dokumentations- und Meldeprozesse.

Hauptfunktionen:

• Digitale Berichterstellung (Service-Templates, Checklisten, Formulare)

• Aufnahme von Fotos, Anhängen und digitalen Unterschriften

• Automatische und verschlüsselte Synchronisierung mit internen Systemen

• Sicherer Zugang über Microsoft SSO

Die App ist ausschließlich für autorisierte Mitarbeiter zugänglich.

4. Verarbeitete Daten

a) Mitarbeiterdaten

• Name, Benutzerkonto, Login-Daten
   

b) Besuchsberichte

• Kundennamen, Ansprechpartner, Telefonnummer/E-Mail, Freitext, interne Notizen, Mitarbeiterkürzel, Fotos, digitale Unterschriften
   

c) Technische Daten

• Gerätetyp, Betriebssystem, IP-Adresse, Zugriffszeiten
   

5. Zweck der Verarbeitung

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• Dokumentation von Außendienstbesuchen

• Interne Organisation und Nachverfolgung

• Qualitätssicherung
   

6. Rechtsgrundlage

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Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Einsatzplanung und Dokumentation).
 

7. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sofern Berichte steuer- oder handelsrechtliche Relevanz haben (z.B. Leistungsnachweise für Rechnungen), werden diese gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6 oder 10 Jahre) archiviert. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses wird der App-Zugang des Mitarbeiters unverzüglich gesperrt und die zugehörigen Login-Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
 

8. Zugriff im Unternehmen

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• Zugriff erfolgt rollenbasiert
   

9. Datensicherheit

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• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS)

• Verschlüsselte Speicherung personenbezogener Daten

• Keycloak als IdP mit Microsoft SSO

• Backups und serverseitiges Logging
   

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit verlangen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

11. Drittanbieter / Schnittstellen

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​Zur Authentifizierung wird Microsoft Azure AD (Single Sign-On) genutzt. Hierbei werden Anmeldedaten mit den Microsoft-Servern abgeglichen. Es findet darüber hinaus keine Weitergabe an unbefugte Dritte statt. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks bzw. entsprechender Standardvertragsklauseln.
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12. Änderungen

Die Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden.